Bei so gut wie allen großen E-Mail Anbietern hast du die Möglichkeit, deine Mails auch direkt vom Desktop mit einem Programm wie Outlook oder Thunderbird abzurufen.
Dabei musst du dich jedoch zwischen den Protokollen POP und IMAP entscheiden – doch welches davon ist empfehlenswert?
Um es kurz zu machen: heutzutage würde ich immer IMAP wählen.
Warum? Dazu ist es hilfreich, die Unterschiede zwischen den beiden Protokollen zu kennen. Beginnen wir mit dem älteren:
POP – die E-Mails werden auf dem Computer gespeichert
POP3 steht für Post Office Protocol und ist seit 1996 im Einsatz.
Dein E-Mail-Programm kontaktiert dabei den Server und lädt alle neuen E-Mails auf den Computer herunter. Du kannst die E-Mail dann auch offline lesen, bearbeiten und für die Zukunft abspeichern.
Allerdings hat die Sache auch einen Haken: sobald die E-Mail auf deinem Computer ist, kannst du sie auf dem Server (also z.B. in Google Mail oder anderen Geräten wie Smartphones) nicht mehr finden.
Die Nachricht wird also vollständig auf deinen Computer verschoben.
Es gibt heutzutage bei einigen Anbietern auch die Möglichkeit, die Nachrichten unabhängig vom POP-Protokoll auf dem Server zu lassen (selbst wenn du eine Nachricht herunterlädst, kannst du sie noch immer auf dem Server finden).
Allerdings gibt es damit noch manchmal Probleme und du kannst nicht sehen, ob du deine Mails bereits auf einem anderen Gerät geöffnet/gelesen hast oder nicht. Das wird schnell unübersichtlich – speziell bei einer großen Anzahl von Nachrichten.
Hier bietet das neuere IMAP-Protokoll ganz klar Vorteile:
IMAP- die E-Mails bleiben auf dem Server gespeichert
Auch mit IMAP (kurz für Internet Message Access Protocol) kannst du deine Nachrichten mit dem Server synchronisieren und sie dann auch offline auf deinem Computer lesen.
Im Gegensatz zu POP gibt es aber einige Vorteile: Die Mails werden nicht vom Server auf deinen Computer verschoben, sondern kopiert. Du kannst dein Konto also mit mehreren Geräten benützen und siehst immer & überall sämtliche bereits gelesenen Nachrichten.
Natürlich wird auch der Status „gelesen“ usw. übermittelt. Öffnest du also eine Nachricht auf dem Smartphone, dann wird die Mail auch auf allen deinen anderen Geräten als gelesen markiert.
Eine weitere hilfreiche Funktion stellt nicht zuletzt das Synchronisieren von Ordnern dar. Erstellst du beispielsweise einen Ordner „Arbeit“, dann findest du diesen auch im Onlinekonto, dem Tablet oder deinem Smartphone.
IMAP bietet also im Gegensatz zu POP3 zusätzliche Funktionen, die das Leben erleichtern – vor allem, wenn du viele Geräte gleichzeitig im Einsatz hast. Es gibt deshalb meiner Meinung nach keinen Grund mehr, auf das ältere POP-Protokoll zu setzen.
Die restlichen Unterschiede zwischen POP3 und IMAP
Die größten Unterschiede stehen zwar bereits weiter oben, doch es gibt noch ein paar andere Dinge zu beachten:
Konfiguration
POP und IMAP setzen unterschiedliche Ports ein, um mit der Außenwelt zu kommunizieren. Eventuell musst du in deinem Antivirenprogramm oder deiner Firewall diese Ports freigeben, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren.
Die meisten E-Mail-Programme schalten diese Ports zum Glück selbstständig frei:
POP
Port 110 – der POP3 Standardport
Port 995 – freischalten für sichere SSL-Verbindungen
IMAP
Port 143 – der unverschlüsselte IMAP Standardport
Port 993 – freischalten für sichere SSL-Verbindungen
Heutzutage solltest du deine Nachrichten auf jeden Fall über sichere Verbindungen abrufen, was uns schon zum nächsten Punkt bringt:
Unterschiede bei der Sicherheit
Bei allen großen Email-Anbietern kannst du deine Nachrichten über verschlüsselte Verbindungen (SSL/TLS) abrufen. Das verhindert, dass Unbefugte den Inhalt einer E-Mails lesen können.
Grundsätzlich sind nämlich sowohl POP als auch IMAP nur reine Textnachrichten, die dementsprechend einfach von Hackern abgefangen werden können. Eine verschlüsselte Verbindung zum Server bietet hier bereits einigen Schutz und Dritte können den Inhalt deiner E-Mails nicht ohne weiteres entziffern.
SSL sollte also Pflicht sein.
Es ist mit beiden Protokollen kompatibel, sodass es hier keine wirklichen Unterschiede gibt.
Speicherplatz
Solange du nichts anderes auswählst, werden die Nachrichten vom Server entfernt, nachdem du sie über POP abgerufen hast.
Bei IMAP hingegen verbleiben sie auch danach noch auf dem Server, was Speicherplatz benötigt.
Bei 10.000 Mails kann der Speicherplatz möglicherweise knapp werden – in der Praxis stellte das für mich jedoch noch nie ein Problem dar, obwohl ich allen meinen Diensten IMAP verwende.
Bonus: Was ist SMTP?
POP und IMAP dienen lediglich dazu, E-Mails vom Server ABZURUFEN.
Zum SENDEN von Nachrichten benötigst du das SMTP Protokoll (kurz für Simple Mail Transfer Protocol).
Für die richtige Konfiguration deines E-Mail Programms brauchst du also beides: POP/IMAP und SMTP. Wie bei den obigen Protokollen gibt es auch hier die Möglichkeit, deine Nachricht verschlüsselt über Port 465 zu senden.
Zusammenfassung
Diese ganzen Protokolle können auf den ersten Blick ziemlich verwirrend sein, doch in der Praxis geht die Konfiguration recht einfach.
ALLE großen Anbieter stellen dir die notwendigen Angaben zur Verfügung (z.B. Google hier) und die meisten Email-Programme konfigurieren fast alles automatisch (du musst nur noch den Benutzernamen und das Passwort eingeben).
In Thunderbird sieht das dann beispielsweise so aus:
Thunderbird sucht die Zugangsdaten automatisch.
Das ist mit etwas Übung (und diesem Überblick hier) wirklich für jeden schaffbar.
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